Live Event - Innovative Konferenzen & Kongresse

Was ist der Unterschied zwischen einer Konferenz und einem Kongress?

Konferenzen und Kongresse unterscheiden sich in ihrer Dauer, denn während eine Konferenz eintägig vonstatten geht, zieht sich ein Kongress meist über mehrere Tage.

Innovative Konferenzen und Kongresse

Jeder kennt Konferenzen und Kongresse. Sie sind ein wichtiger Bestandteil beim kommunikativen Austausch von ausschlaggebenden Themen, Fortschritten oder Fortbildungsmöglichkeiten. Doch auch jeder weiß, die Umsetzung ist zumeist klassisch, nüchtern und funktional. Dies kann mituntern genauso gewünscht sein, aber wenn man Teilnehmende begeistern oder man sich von anderen Konferenzen abgrenzen möchte, so muss man bekannte Konventionen überdenken und Esprit in die Veranstaltung bringen, ohne dabei das eigentliche Veranstaltungsziel aus den Augen zu verlieren.

Es gibt viele Möglichkeiten, um deine Konferenz oder deinen Kongress zu innovieren, hier drei grundlegende Parameter:

1. Location

Auch eine Location kommuniziert! Mit der Wahl einer Location lege ich grundlegende Werte fest, wie meine Veranstaltung rüberkommt und wie sie wahrgenommen wird. Denn es ist ein Unterschied, ob ich ein Kongresszentrum oder ob ich ein Theater wähle, welches ich dann für einen Kongress nutze. Location und Zielgruppe müssen zusammenpassen, aber bei der Wahl des richtigen Ortes mal nach rechts oder links zu schauen und über Alternativen nachzudenken lohnt sich.

2. Bühnenbild und Interieur

Das Interieur oder auch das Bühnenbild ist ein weiterer ausschlaggebender Aspekt für eine Konferenz oder Kongress. Ganz nach dem Motto “Der erste Eindruck zählt" sollte Wert auf das Äußerliche deiner Veranstaltung gelegt werden, da es ebenso Auswirkung auf die Stimmung der Teilnehmer*innen haben kann, wie die Location an sich. Zum Beispiel kann ein großer, formeller Tisch mit einem kunstvollen floralen Herzstück ein Gefühl von Feierlichkeit und möglicherweise sogar Intimität vermitteln. Wohingegen eine einfachere moderne Umgebung eher die Vernetzung und die Konversation fördert.

3. Interaktivität

Die Teilnehmenden sollten immer mit eingebunden werden. Je besser die Involvierung klappt, desto länger bleibt die Aufmerksamkeit erhalten. Eine reine Frontalbeschallung mit aneinandergereihten Powerpoint-Präsentation ermüdet. Je mehr ich Menschen einbinde, desto besser wird später auch das Feedback zu der Veranstaltung sein. Einbindungen können über Q&A-Tools, Rätsel oder Mitmachübungen geschehen. 

4. Rahmenprogramm

Durch ein Rahmenprogramm bleibt die Aufmerksamkeit bestehen und lockert auf. Die Mischung zwischen Rahmenprogramm und Wissensaustausch sorgt für mehr  Abwechslung und fördert die bewusste Aufnahme von Informationen. Rahmenprogramme können auch für deine Vermarktung (und die Kommunikation im Vorfeld) profitabel sein, denn sie können das Interesse an deiner Veranstaltung stärken. Zum Beispiel Auftritte von bekannten Musiker*innen, Reden von nennenswerten Personen oder die Teilnahme an außergewöhnlichen Aktivitäten zu mehr Prestige führen.

6 Ideen für erfolgreiche Kongresse und Konferenzen

Ideen und Beispiele für das Refreshing deiner Konferenz/deines Kongresses

1. Q&A Tools

Wie ist die Umsetzung?

Zuhörer nehmen auf ihrem Smartphone an deinen Fragen und gemeinsamen Umfragen teil. So können Gäste direkt Fragen zur Präsentation via Smartphone stellen und alle anderen können die gestellten Fragen ranken. Es können ja/nein-Fragen gestellt werden, Multiple-Choice-Fragen oder es können Word-Clouds gemeinsam gebaut werden. Q&A Tools können also direkt in deine Präsentation eingebaut bzw. auf die Leinwand geworfen werden, so dass dein Publikum live die Entwicklungen mitverfolgen kann.

Warum erfolgreich?

Q&A Tools stärken deine Präsentation. Ein kreativer Prozess wird freigesetzt, bei dem jeder/jede Teilnehmer*in mit eingebunden wird. Das Tool kann programmatisch eingebaut werden mit dem Ziel, dass die Menschen sich mehr angesprochen fühlen und dadurch von alleine aktiver und aufmerksamer werden, was vor allem für ein großes Publikum von Vorteil ist. Durch die Einbindung von diesen Programmen hat man einen besseren Überblick über das Publikum, egal ob groß oder kleiner und kann dieses besser lenken und begeistern. Q&A Tools sind vor allem ein wunderbares Bindeglied für hybride Veranstaltungen, um sowohl die Teilnehmenden vor Ort als auch die online Teilnehmenden an der Veranstaltung teilhaben zu lassen.

2. World Café

Wie ist die Umsetzung?

Beim World Café können sich die Teilnehmenden, wie bei Kaffee und Kuchen, an kleinen Tischen beliebig zusammensetzen und auf beschreibbaren Tischdecken die eigenen Gedanken festhalten. Die Teilnehmenden können ihre Plätze immer wieder rotieren und sich so immer neu vernetzen.

Warum erfolgreich?

Die Gedanken der Teilnehmenden haben ständig freien Lauf und können sich permanent neu entwickeln, weil sie direkt festgehalten werden können. Durch das Zirkulieren werden Fragestellungen kollektiv bearbeitet und direkt ausgetauscht.

3. Open Space

Wie ist die Umsetzung?

Beim OpenSpace gibt es beliebig wechselnde Kleingruppen, die sich offen über die Themen der Konferenz oder des Kongress austauschen und vernetzen können.

Warum erfolgreich?

Ideen zu bereits feststehenden Themen können so gemeinschaftlich neu erarbeitet werden und das unabhängig vom Status oder der Hierarchie.

4. SilentDisco

Wie ist die Umsetzung?

Abschlussidee für eine Konferenz: eine Silent Disco ist eine Tanzveranstaltung, bei der die Musik über Funkkopfhörer anstatt über Lautsprecherboxen gehört wird. Betrachtet man die Veranstaltung ohne Kopfhörer von außen, hört man keine Musik und sieht tanzende Menschen in einem stillen Raum.

Warum erfolgreich?

Die SilentDisco weckt Interesse. Die Teilnehmenden haben Lust etwas Neues auszuprobieren. Es ist optimal, um eine Konferenz oder einen Kongress mit ausgelassener Stimmung zu beginnen, ausklingen zu lassen oder zu pausieren, ohne dabei große Lautstärke zu verursachen. Genau aus diesem Grund ist auch das Netzwerken untereinander besonders dafür geeignet, weil außerhalb der Kopfhörer keine Lautstärke vorhanden ist und somit nette Gespräche geführt werden können. Es kann also zwischen ausgelassenem Tanzen und Smalltalken geswitcht werden.

5. Bürofitness

Wie ist die Umsetzung?

Auflockerung während einer Veranstaltung: man nimmt gemeinsam als Team vor, nach oder als kleine Pause zwischendurch an Sport- oder Yogasessions teil. Man kann sich einmal richtig gemeinsam auspowern, entspannen oder die Gedanken neu sammeln. Die Sessions können mit einem professionellen Coach/Trainer, vorab besprochen und durchgeführt werden.

Warum erfolgreich?

Die optimale Abwechslung für zwischendurch, um den Kopf wieder freizubekommen. Durch die sportliche Abwechslung lockert sich die Stimmung und ein Miteinander wird geschaffen. Der klare Kontrast zwischen Konzentrieren und Auspowern lässt die vorherige Anspannung verfliegen und es wird neue Energie getankt. Dadurch bleibt der Fokus auf dem Veranstaltungsziel bestehen.

6. PoetrySlam

Wie ist die Umsetzung?

Auflockerung während einer Veranstaltung: ein PoetrySlam-Auftritt kann als Beiprogramme am Ende, zu Beginn oder aber auch als Pause zwischendurch eingesetzt werden. Dabei treten verschiedene, vorher organisierte Künstlerinnen und Künstler mit selbstgeschriebenen Texten gegeneinander an.

Warum erfolgreich?

Besondere Acts deiner Wahl, wie zum Beispiel ein PoetrySlam-Auftritt, können für Abwechslung sorgen und die Teilnehmenden unterhalten und ablenken. So steigert sich die Aufnahmefähigkeit der Teilnehmenden anschließend wieder, da kurze Unterbrechungen der Konzentration gut tun und die Stimmung verbessern.

Leistungen Biwenko

Unser Leistungsangebot für dich und deine Konferenz oder deinen Kongress

Konzeption von Veranstaltungen
Locationsuche
Zeitmanagement inkl. Ablauf- und Regieplan
Teilnehmendenmanagement und Ticketing (softwaregestützt)
Budgeterstellung, -kontrolle und –abrechnung
Koordinierung und Beauftragung von Dienstleistern
Schnittstellenmanagement mit allen involvierten Partnern
Organisation der Veranstaltungen & Erstellung des Rahmenprogramms
Koordinierung Logistik und Catering

Begleitende Kommunikationsmaßnahmen für deine Veranstaltung

Kommunikationskonzept für die Gesamtveranstaltung
Erstellung von Tagungs-Webseiten, inkl. Registrierungsseiten
Foto- und Videoaufnahmen
Pressebetreuung / Einbindung von Social Media Kanälen
Konzeption und Produktion von Veranstaltungsausstattung im Corporate Design
Ausstellungskonzeption
Tagungsbroschüren und alle relevanten Print- und/oder Online-Dokumente

Fragen kostet nichts

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