Online-Konferenzen sind schneller und kostensparender organisierbar als ihre analogen Gegenstücke. Das Format Online-Konferenz ist nicht nur einfacher in der Ausrichtung, auch die Akzeptanz bei den Teilnehmenden ist deutlich gestiegen. Fachlicher Informationsaustausch muss nicht immer live stattfinden - die Online-Formate für Konferenzen und Kongresse erfreuen sich wachsender Beliebtheit.
Online-Konferenzen sind im Internet stattfindende Alternativen zu Konferenzen, Kongressen oder Tagungen vor Ort. Im Unterschied zu Webinaren oder Online-Kursen mit unidirektionalem Kommunikationsfluss von Lehrenden zu Teilnehmenden sind Online-Konferenzen und -Kongresse auf den Informationsaustausch zwischen den Teilnehmenden ausgerichtet. Webkonferenzen müssen daher flexibel mehrdirektionale Kommunikation und Diskussion ermöglichen.
Teilnehmende an einer Online-Konferenz oder einem Online-Kongress können sich idealerweise unabhängig vom Aufenthaltsort und dem Endgerät (Laptop, Desktop, Smartphone, Tablet) in der virtuellen Tagungsveranstaltung einbringen und austauschen. Die Softwareplattform sollte für die verschiedenen Endgeräte verfügbar sein und Wortmeldungen, Diskussionen und deren Moderation ermöglichen.
Der Moderation fällt wie auch bei physischen Konferenzen eine besondere Rolle zu. In Online-Konferenzen oder Online-Kongressen können zwei verschiedene Bereiche der Moderation unterschieden werden:
- Vor der Kamera bzw. dem Mikrofon: verbale und optische Führung durch die Veranstaltung
Wie bei der analogen Konferenz führt die Moderation durch das Event, kündigt Themen an, erteilt das Wort oder greift Rückmeldungen auf. Erschwert wird das bei Online-Konferenzen durch oft schlechter erkennbare Rückmeldungen von Publikum oder Teilnehmenden.
- Moderation von Begleitkanälen und -Plattformen
Beiträge und Rückfragen über Chats und andere digitale Tools zur Rückmeldung werden von der Moderation in die Konferenz eingebracht. Fragen aus Q/A-Tools können gesammelt/gefiltert und dem Panel gestellt werden. Zuletzt müssen auch diese Kanäle moderiert, dort stattfindende Diskussionen ggf. begleitet oder gesteuert werden.
Bei einer Online-Konferenz oder einem Online-Kongress steht der Austausch von Informationen im Vordergrund. Insofern ist der Aspekt digitaler Zusammenarbeit besonders hervorzuheben. Bei einer Webkonferenz sollten nicht nur Video und Audio übertragen werden können, sondern auch weitere Medien wie Bilder, Dokumente, Tabellen etc. zum Einsatz kommen. Wichtig sind Möglichkeiten für die Teilnehmenden, untereinander Themen besser zu veranschaulichen bzw. sie besser zu vermitteln. Auch der Einsatz von Whiteboards oder Tagclouds ist möglich und hilfreich.
Last but not least, sei noch die sehr übliche Form von Arbeitsgruppen bei Konferenzen erwähnt. Häufig sollen auch auf digitalen Konferenzen Teilergebnisse einer Konferenz in kleineren Gruppen erarbeitet werden, deren Ergebnisse dann im Plenum präsentiert werden. Auch das lässt sich bei virtuellen Konferenzen problemlos abbilden - beispielsweise mit sogenannten "Breakout Sessions" oder schlicht "Sessions". Genau wie in einem Live-Event werden Teilnehmende in eine kleine Session (die Online-Arbeitsgruppe) geführt, um dort online gemeinsam zu arbeiten.
Neben direkt klaren Vorteilen von Online-Konferenzen - beispielsweise Standortunabhängigkeit oder das Einsparen von Reise- und Übernachtungskosten - bietet eine Online-Konferenz weitere Vorteile.
Bezüglich ihrer Effizienz sind Online-Kongresse und Online-Konferenz für alle Beteiligten ein Gewinn. Beim veranstaltenden Unternehmen werden durch wegfallende Organisationsaufwände Kosten und Zeit eingespart. Die virtuellen Örtlichkeiten für digitale Kongresse sind flexibler buchbar und für Teilnehmende, Organisation und Hilfskräfte ohne Zeit- und Reiseaufwände aufsuchbar.
Zur Teilnahme an einem virtuellen Kongress oder einer Online-Konferenz wird kein kompliziertes Setup benötigt. Grundsätzlich ist nicht einmal zwingend ein PC oder Laptop notwendig: In die einschlägigen Plattformen für digitale Konferenzen kann man sich auch via Smartphone dazu schalten. Je nach Bedürfnissen und Anforderungen der Konferenzveranstaltung lassen sich die passenden Plattformen auswählen.
Ein weiterer großer Vorteil von Webkonferenzen ist die automatisch gegebene Möglichkeit zur multimedialen Nutzung. Kamera, Ton und Bildschirm können einzeln oder gemeinsam während einer Live-Präsentation übertragen werden und alle notwendigen Medien nach Belieben in die Konferenz einbringen.
Gegenüber einer deutlich eingeschränkteren Lösung wie beispielweise der Telefonkonferenz liegen die Vorteile auf der Hand. Medien wie zum Beispiel Dokumente, Bilder, Tabellen, vorbereitete Videos und Präsentationen können leicht und flexibel geteilt werden.
In der Live-Situation wird face to face miteinander kommuniziert und so eine persönliche und offene Atmosphäre geschaffen. Der enge Austausch mit allen Teilnehmenden in der Online-Konferenz und die verschiedenen Möglichkeiten, Rückkanäle und Gruppenkommunikation zu nutzen, bilden ideal die reale Konferenzsituation nach.
Da die Veranstaltung digital stattfindet, kann sie leicht gleichzeitig mitgeschnitten werden. Dies eignet sich hervorragend zur Dokumentation. Dabei ist jedoch genau darauf zu achten, um welche Art der Onlinekonferenz es sich handelt und inwieweit das entsprechende Einverständnis der Teilnehmenden vorliegt: Die Grundsätze der DSVGO müssen gewahrt werden!
Bei Beachtung der folgenden, notwendigen Planungsschritte sollte Deiner erfolgreichen Online-Konferenz nichts mehr im Weg stehen.
Es sollte ungefähr abgeschätzt werden, wie viele Menschen teilnehmen werden, denn dies hat Auswirkungen auf das Videokonferenzsystem, auf die Chatbetreuung und die etwaige technische Betreuung der Teilnehmenden. Auch sollte die Zielgruppe und der anzunehmende Kenntnisstand bezüglich der Konferenztechnik und den digitalen Abläufen bekannt sein. Auch wenn die meisten Menschen mittlerweile mit digitalen Tools gut umgehen können, gibt es immer noch einen Anteil an Personen, denen ggf. eine kleine Einführung in den Ablauf von Online-Konferenzen angeboten werden sollte. Lesetipp für Veranstaltende: unser Knigge für Online-Events.
Die Inhalte der spezifischen Online-Konferenz und die Art der auszutauschenden Informationen stellt ebenfalls Anforderungen an das Konferenzsystem. Es sollte geklärt werden, ob Filme oder Präsentationen genutzt werden, ob ein Whiteboard benötigt wird und ob es einzelne Arbeitsgruppen geben wird, welche in kleineren Sessions arbeiten sollen.
Um einen virtuellen Konferenzraum zu eröffnen, gibt es viele verschiedene Software-Plattformen, wie zum Beispiel Microsoft Teams, Zoom, Webex, Google Meet und weitere mehr: Alle Systeme haben ihre Vor- und Nachteile. Neben der technischen Eignung und den notwendigen Features für das geplante Veranstaltungsformat sei an dieser Stelle nochmals das Thema DSVGO und Datenverarbeitung genannt: Neben den technischen Möglichkeiten muss auf jeden Fall geprüft werden, wo die Daten hinfließen bzw. wo die Server der Dienstleister stehen und ob so eine rechtssichere Veranstaltung durchgeführt werden kann!
Hast du dich für eine passende Konferenzsoftware entschieden, kannst du damit beginnen, einen virtuellen Konferenzraum zu eröffnen, um die Teilnehmenden später zu deiner Online-Konferenz einzuladen.
Damit die Teilnehmenden an deiner Online-Konferenz teilnehmen können, müssen sie zuerst in deinen erstellten Konferenzraum gelangen. Über einen Weblink (mit oder ohne Passwort) können die Teilnehmenden in deinen virtuellen Raum gelangen. In den meisten Fällen sollte der normalerweise genutzte Browser ausreichen und keine spezielle Softwareinstallation notwendig sein.
Die Teilnahme an einer Online-Konferenz ist in der heutigen Zeit für die meisten Menschen unkompliziert. Das virtuelle Ausrichten von Konferenzen, Meetings bis hin zu Kongressen spart nicht nur Kosten, sondern insbesondere Zeit - auf Seiten der ausrichtenden Organisation wie auch auf der Seite der Teilnehmenden.
Die Nachteile sind dank heutiger Rechner- und Plattformtechnik weitgehend zu vernachlässigen - Online-Konferenzen bieten heute Interaktivität, Kollaborationsmöglichkeiten, Gruppen- und Plenumsphasen, Multimedia und Möglichkeiten zum Austausch jenseits des Konferenzprogramms, wie es ihre äquivalenten Live-Events tun.
Benötigst Du noch Hilfe, damit deine nächste Onlinekonferenz reibungslos und professionell abläuft? Dann bist Du hier genau richtig: Wir helfen Dir dabei, dass auch Deine Online Konferenz erfolgreich wird!