Online Konferenzen

Schneller, oftmals einfacher zu organisieren und kostensparender um nur einige Vorteile von Online Konferenzen zu nennen: das Format Online Konferenz erfreut sich wachsender Beliebtheit, denn neben den genannten Vorteilen steigt einfach die Akzeptanz, dass Events zum Austausch von Informationen, nicht zwingend immer live in der analogen Welt stattfinden müssen.

Was sind Online Konferenzen?

Online Konferenzen oder auch Webkonferenzen genannt, sind virtuelle Treffen, welche über das Internet durchgeführt werden. Die Teilnehmenden befinden ich an unterschiedlichen Orten und nehmen durch ein mobiles Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone) und der passenden Software an der Konferenz teil.

Eine Online Konferenz bietet den Veranstaltenden und den Unternehmen eine Alternative zu physischen Konferenzen, Kongressen oder Tagungen. Anders als bei Online Webinaren oder anderen Online Kursen, nehmen an Online Konferenzen oftmals mehrere Menschen teil, bei denen der Austausch von Informationen im Vordergrund steht und mitunter sollen die Teilnehmenden auch mit Wortmeldungen eingebunden werden.

Wie bei einer physischen Konferenz, so hier fällt der Moderation, eine besonderen Rolle zu. Die Moderation von online Konferenzen oder online Kongressen kann man grob in zwei Rollen unterteilen. Zum einen die Rolle vor der Kamera, sprich die verbale und optische Führung durch die Veranstaltung. Diese Funktion ähnelt stark der Rolle des Moderators bei analogen Konferenzen. Allerdings bedarf es einiger Spezialisierungen und besonderer Techniken der Moderation von online Veranstaltungen, denn der Moderation fehlt z.B. einfach eine direkte Rückkopplung durch das Publikum. Zum anderen müssen auch ein Chat oder weitere digitale Tools, etwa Question and Answer-Tools (kurz Q&A Tools) betreut werden. Auch ist die Chat-Betreuung mitunter direkt mit der Moderation verbunden, da Ergebnisse oder Frage direkt weitergegeben und in die Moderation mit eingebunden werden.

Bei einer online Konferenz oder einem online Kongress steht der Austausch von Informationen im Vordergrund. Insofern ist der Aspekt der Zusammenarbeit besonders hervorzuheben. Bei einer Webkonferenz, können nicht nur, Video und Audio übertragen werden, sondern es können auch andere Medien wie Bilder, Dokumente, Tabellen etc. zum Einsatz kommen. Denn diese bieten den Teilnehmenden, die Möglichkeit, untereinander Themen besser zu veranschaulichen bzw. sie besser zu vermitteln. Auch ist der Einsatz von Whiteboard oder Tagclouds möglich.

Last but not least, sei noch die sehr übliche Form von Arbeitsgruppen bei Konferenzen erwähnt. Gerne erarbeiten Teilnehmende von Konferenz Teilergebnisse einer Konferenz in kleineren Gruppen, deren Ergebnisse dann im Weiteren Verlauf im Plenum präsentiert werden. Auch dies lässt sich bei online Konferenzen problemlos abbilden, mit sogenannten breakout sessions oder sessions. Genau wie in der analogen Welt, so werden Teilnehmende in kleiner Sessions (online Arbeitsgruppe) geführt um hier genauso online gemeinsam zu arbeiten.

Vorteile von Online Konferenzen

Neben den bereits bekannten Vorteilen von Online Konferenzen, wie zum Beispiel Standortunabhängigkeit oder das Einsparen von Kosten, bietet eine Online Konferenz weitere Vorteile mit sich.

Effizienz

Der wohl ausschlaggebendste Punkt bei einer Online Konferenz ist die Effizienz, denn diese ist bei Online Konferenzen extrem hoch. Du als veranstaltendes Unternehmen, sparst nicht nur Kosten ein. Denn der Planungsaufwand einer Online Konferenz ist wesentlich geringer und die dadurch eingesparte Zeit kann effektiv für andere Projekte sinnvoll genutzt werden.

Plattformunabhängig

Damit die Teilnehmenden deiner online Konferenz an dieser teilnehmen können, wird von ihnen kein kompliziertes Setup benötigt. Die Teilnehmenden benötigen nicht einmal zwingend einen Pc oder Laptop, denn diese können sich auch über ihr Smartphone von überall dazu schalten. Und es gibt zahlreiche Systeme, die sich auf Grundlage der jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen auswählen lassen.

Multimedial

Ein großer Vorteil von Webkonferenzen ist die Multimediale Nutzung, bedeutet eine Bildschirmübertragung während einer Live-Präsentation.

Eine Webkonferenz bietet einer Telefonkonferenz gegenüber mehrere Vorteile, denn diese gibt Dir die Möglichkeit verschiedenste Medien mit einzubauen. Mit Hilfe von der richtigen Technischen Software kannst du neben deinem Video, nicht nur eine Präsentation zeigen, sondern kannst auch andere Medien wie zum Beispiel Dokumente, Bilder, Tabellen etc. mit einbauen.

Durch die Live-Präsentation, also das face to face miteinander kommunizieren, schafft eine persönliche und offene Atmosphäre in deiner online Konferenz. Dadurch, dass Du in einem engen Austausch mit den Teilnehmenden stehst, wird eine reale Konferenzsituation simuliert.

Dokumentation

Da ein online Kongress digital stattfindet ist es ein leichtes diesen auch gleichzeitig mitzuschneiden. Dies eignet sich hervorragend zur Dokumentation. Nur sei an dieser Stelle erwähnt: je nachdem um was für eine Art von online Kongress es sich handelt, so sollten die Grundsätze der DSVGO gewahrt werden!

Erfolgsfaktoren für Deine Online Konferenz: Die wichtigsten Schritte

Mit den folgenden Schritten stehen deiner nächsten Online Konferenz nichts mehr im Wege.

1. Anzahl und Kenntnisstand der Teilnehmenden

Es sollten ungefähr abgeschätzt werden, wie viele Menschen teilnehmen, denn dies hat Auswirkungen auf das Videokonferenzsystem, auf die Chatbetreuung und etwaige technische Betreuung von Teilnehmende. Auch ist die Zielgruppen-Frage und deren Kenntnisstand nicht unwichtig. Auch wenn die meisten Menschen mittlerweile mit digitalen Tools gut umgehen können, so gibt es immer noch in der Spitze Menschen, welche evtl. eine kleine Einführung für online Konferenze benötigen.

2. Inhalte der online Konferenzen

Die Inhalte einer online Konferenz und der Austausch von Informationen stellt ebenfalls Anforderungen an das online Konferenzsystem. Es sollte geklärt werden, ob Filme oder Präsentationen genutzt werden, ob ein Whiteboard benötigt wird und ob es einzelne Arbeitsgruppen geben wird, welche in kleineren Sessions arbeiten sollen.

3. Die richtige Software finden

Um einen virtuellen online Konferenzraum zu eröffnen, gibt es viele verschiedene Softwaren, wie zum Beispiel Microsoft Teams, Zoom, Webex, Google Meet oder oder oder.... alle Systeme haben ihre Vor- und Nachteile. An dieser Stelle, sei nochmal ganz klar auf das Thema DSVGO hingewiesen, sowie auf den Komplex Datenverarbeitung und wo die Daten hinfließen bzw. wo die Server der Dienstleister stehen!

4. Webkonferenz starten

Hast du dich für ein passende Konferenzsoftware entschieden, so kannst du damit beginnen einen virtuellen Konferenzraum zu eröffnen, um die Teilnehmenden später zu deiner online Konferenz einzuladen.

5. Teilnehmende einladen

Damit die Teilnehmenden an deiner online Konferenz teilnehmen können, müssen sie zuerst in deinen erstellten Konferenzraum gelangen. Über einen Weblink (mit oder ohne Passwort) können die Teilnehmenden in deinen virtuellen Raum gelangen. Um in diesen zu gelangen ist in den meisten Fällen keine spezielle Softwareinstallation notwendig.

Unser Fazit

In der heutigen Zeit ist es für die meisten Menschen unkompliziert an einer Online Konferenz teilzunehmen. Du sparst nicht nur Kosten, sondern etwas noch viel wichtigeres, nämlich Deine Zeit.

Denn Zeit ist ja bekanntlicherweise Geld. Dadurch, dass Du die eingesparte Zeit sinnvoller für andere Projekte nutzen kannst, sind die Online Konferenzen sehr effizient! Auch die Teilnehmenden kommen nicht zu kurz, denn diese können durch das Einsetzten verschiedener Medien, mit in das Gespräch eingebunden werden.

Benötigst Du noch Hilfe, damit deine nächste Onlinekonferenz reibungslos und professionell abläuft? Dann bist du hier genau richtig, wir helfen Dir dabei, dass auch deine Online Konferenz erfolgreich abläuft!

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