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Hybride Konferenzen

Mit einer hybriden Konferenz trifft das Beste aus der Online- und Offline-Welt in Sachen Konferenz aufeinander und ergibt idealerweise ein leistungsstarkes, flexibles Eventformat.

Was ist eine hybride Konferenz?

Eine hybride Konferenz ist die Verschmelzung einer physischen mit einer Online-Konferenz. Der physische Konferenzteil findet an einem Präsenzort mit Publikum statt. Zeitgleich kann das Publikum auch online an der Konferenz teilnehmen und sich einbringen. Außerdem können Beiträge bei einer hybriden Konferenz online zugeschaltet werden. Ebenso können Workshops innerhalb von hybriden Konferenzen ermöglicht werden, bei denen Teilnehmende an einem Präsenzort mit Online-Teilnehmenden zusammenarbeiten und sich austauschen können. In diesem Kontext sind ebenfalls Interaktions- und Networking-Optionen möglich.

Wie setze ich eine hybride Konferenz um?

Mit der Entwicklung von hybriden Konferenzen hat sich eine neue Disziplin in der Organisation von Konferenzen herausgebildet. Wie beschrieben verbindet sich eine physische Konferenz mit einer Online-KonferenzOnline-Konferenz. So verbinden sich auch die Tätigkeiten aus der analogen und der digitalen Welt miteinander und schaffen ein neues Aufgabenspektrum für die Organisation hybrider Konferenzenhybrider Events.

Klassisches Eventmanagement

Hierunter versteht man im eigentlichen Sinne die zielgerichtete und systematische Organisation von Veranstaltungen wie Konferenzen und Kongresse. Für die Organisation einer hybriden Konferenz fallen darunter:
- Locationsuche und Raumplanungen
- Organisation der Bühnensituationen: Ton, Licht, Bühnenaufbau
- Bildproduktion: Kameratechnik und Regiepult
- Raumorganisation für Teilnehmende
- Hygienekonzept und evtl. Sicherheitskonzept

Digitale Konferenzorganisation

Hierunter verstehen wir alle Tätigkeiten, welche sich digital und im Internet abbilden lassen. Darunter fallen folgende Segmente:
- Die Wahl des Videokonferenztools und dessen Betreuung
- Das Streaming und die technologischen Voraussetzungen
- Kollaborative Tools, welche die Zusammenarbeit während der Konferenz unterstützen, z.B. Whiteboards oder Abstimmungstools

Seit Jahren erfährt die Disziplin des Eventmanagements eine Digitalisierung. So werden Konferenzen schon seit Längerem softwaregestützt umgesetzt, etwa in den Bereichen der Projektorganisation, des Ticketings, des Einladungsmanagements, der Teilnehmerverwaltung oder der Kommunikation. Bei diesen Tätigkeiten überschneiden sich nun klassisches Eventmanagement und digitale Konferenzorganisation.

Checkliste für die Umsetzung einer hybriden Konferenz

Folgende Punkte sollten im Rahmen der Organisation einer hybriden Konferenz ausführlich ausgearbeitet werden:

1. Wie ist die Programmgestaltung der hybriden Konferenz?

Die Programmgestaltung gibt direkt viele Parameter für die Organisation einer hybriden Konferenz vor. Folgende Punkte lassen sich ableiten:
- Anzahl der notwendigen Räume, aufgeteilt nach Hauptbühnen und Workshop-Räumen
- Formen der Zusammenarbeit

2. Wie viele Menschen werden physisch an der hybriden Konferenz teilnehmen?

Die Anzahl der teilnehmenden Menschen am Präsenzort gibt direkten Aufschluss über die Größe der Location. Gepaart mit den Erkenntnissen aus der Programmgestaltung kann somit eine Locationart bestimmt werden. Unbedingt sollten zu der Zahl der Teilnehmenden auch die Zahl des Eventteams vor Ort addiert werden. Denn die Summe aller zeitgleich Anwesenden ist der entscheidende Parameter für ein Hygiene- und Sicherheitskonzept.

Hybridkonferenz: Präsenzveranstaltung (Symbolbild)

3. Wie viele Menschen werden online an der hybriden Konferenz teilnehmen?

Die Anzahl der online Teilnehmenden an einer hybriden Konferenz ist ein maßgeblicher Parameter für die Entscheidung, welches Videokonferenztool zum Einsatz kommt. Nicht alle Videokonferenztools können unendlich viele Teilnehmende zulassen oder aber es müssen bestimmte Kontingente vorab gebucht werden. Auch bestimmt die Anzahl der online Teilnehmenden die Wahl bzw. den Einsatz von Abstimmungs- und Netzwerktools.

4. Wie ist die technische Ausstattung der Location?

Unbedingt müssen vorab die technischen Gegebenheiten des Präsenzortes geprüft werden. Denn hier laufen die Signale der physischen und der Online-Konferenz zusammen und verbinden sich zur hybriden Konferenz. Das bedeutet:

a) Es sollte ausreichend Strom und Leistung vorhanden sein. Wird in sogenannten Off Locations produziert, müssen mitunter Stromaggregate eingeplant werden. Dies passiert durchaus, wenn alte Lagerhallen oder sonstige Leerstände als physischer Konferenzort genutzt werden.

b) Eine Internetleitung mit ausreichender Geschwindigkeit ist zwingend erforderlich. Aus Sicherheitsgründen bietet es sich an, immer auch mobiles Internet vor Ort zu haben. Hier ist dann ein sogenannter Gigacube die Lösung. Das mobile Internet ist auch bei Off Locations die Lösung, solange man sich nicht in stark abgeschirmten Räumen, wie einem Bunker oder Bergwerk, bewegt.

Die technischen Lösungen müssen unbedingt im Vorfeld voll getestet werden, um eine reibungslose Umsetzung der hybriden Konferenz zu garantieren!

5. Wie viele Menschen werden sich maximal zeitgleich auf der Hauptbühne befinden?

Die Anzahl der Personen, welche sich maximal zeitgleich auf der Hauptbühne befinden werden, gibt direkten Aufschluss über die Bühnengröße und die technische Ausstattung, wie Mikrofonierung und Tonpult, sowie über die Ausleuchtung der Bühne. Auch kommt man von dieser Überlegung zu dem Aspekt der Kameraführung und der notwendigen Kameraperspektiven. Nur eine Kameraperspektive wirkt oftmals sehr homemade. Die Maximalbetrachtung ist die Grundlage der technischen Anforderungen des physischen Teils einer hybriden Konferenz.

6. Wie gestaltet sich die Beteiligung und Interaktion zwischen Präsenz- und online-Publikum?

Eine sehr spannende Aufgabe ist die Beantwortung der Frage, wie die Schnittstelle zwischen dem in Präsenz und dem online anwesenden Publikum gestaltet wird, um eine gleichberechtigte Beteiligung beider Gruppen zu gewährleisten und (wenn gewünscht) auch deren Interaktion zu fördern.
Diese Aufgabe kann mitunter technisch anspruchsvoll sein. Folgende Überlegungen sollten angestellt werden:

a) Sind Wortmeldungen aus dem Präsenzpublikum gewünscht und sollen diese für alle hör- und sichtbar sein? Wenn ja, so muss dies sowohl für die Planung von Kamera als auch von Ton berücksichtigt werden: Sind genug Kameraperspekiven eingeplant? Sind genug Tonspuren eingeplant?

b) Wenn Wortmeldungen aus dem online Publikum auch für das Präsenzpublikum hör- und sichtbar sein sollen, so muss das Bildsignal z.B. auf einer Leinwand oder LED-Wand angezeigt werden und der Ton im Raum hörbar sein.

c) Ein verbindendes Element von Präsenz- und Onlinepublikum können Plattformen sein, die über ein persönliches Device genutzt werden. So ist z.B. der Einsatz von Smartphones und Abstimmungstools wie Menti oder Slido sinnvoll. Denn hier kann das gesamte Publikum gleichberechtigt Fragen stellen, Abstimmungen vornehmen oder es können Wordclouds generiert werden.

d) Für eine kooperative Zusammenarbeit von Präsenz- und Onlinepublikum bieten sich ebenfalls Tools an, die über ein persönliches Device genutzt werden. Hier sind z.B. Dienste wie Conceptboard oder Miro denkbar, die ein kollaboratives Arbeiten via Whiteboard ermöglichen.

Vorteile von hybriden Konferenzen

Vereinfacht kann man sagen: Eine hybride Konferenz vereint das Beste aus einer physischen und einer online stattfindenden Konferenz.

Höhere Reichweite

Hybride Konferenzen ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten. Denn es können sich Menschen von überall auf der Welt zuschalten. Auch können Expertinnen und Experten für Fachvorträge zugeschaltet werden.

Hohe Interaktion

Kombiniert man die Interaktionsmöglichkeiten einer online und einer physischen Konferenz miteinander, so erreicht man Personen über diverse Kanäle und kann diese bespielen. Mithilfe von Umfrage- oder Q&A-Tools kann man die Teilnehmenden perfekt in eine hybride Konferenz einbinden und aktive Beteiligung schaffen.

Attraktiv für Sponsoren

Hybride Konferenzen haben eine höhere Reichweite und oftmals auch mehr Teilnehmende insgesamt. Dies macht eine hybride Konferenz interessant für Sponsoren.

Längere Verfügbarkeit

Die bei einer hybriden Konferenz gesammelten und erhobenen Beiträge, Daten und Erkenntnisse können online dauerhaft zur Verfügung gestellt werden. Vor allem filmisch dokumentierte Fachbeiträge sind hier sehr interessant.

Umverteilung von Budgets

Hybride Konferenzen müssen nicht zwingend günstiger sein als eine rein physische Konferenz. Fakt ist aber, dass u.a. Reisekosten von Vortragenden eingespart und mehr Teilnehmende generiert werden können. Mehr Teilnehmende bedeutet eine Steigerung der Reichweite und wirkt somit auf die Punkte Bekanntheit und Reputation ein. Durch die Umverteilung von Budgets kann eine Investition in eine höhere Bekanntheit erzielt werden, was mitunter einen erheblichen Mehrwert bedeutet.

Die Wichtigkeit eines Standortes sinkt

Neben technischen und strukturellen Voraussetzungen spielt bei einer physischen Konferenz auch der Faktor des Standorts oder das Image einer Location oftmals eine entscheidende Rolle. Bei einer hybriden Konferenz muss es nicht mehr zwingend Berlin, Hamburg oder München sein, sondern auch mittlere oder kleine Städte werden attraktive Standorte. Dies liegt u.a. darin begründet, dass sich ein Großteil des Publikums online erschließen lässt. Und durch die Verlagerung des Standortes lassen sich gleichzeitig auch Kosten einsparen!

Neue technologische Möglichkeiten

Digitale Tools sind eine wahre Quelle von Erkenntnissen. Und so kann man bei einer hybriden Konferenzen viel von den Teilnehmenden erfahren. Diese Erkenntnisse lassen sich hervorragend zur Optimierung einer Konferenz nutzen. Auch bietet die Anbindung von digitalen Tools tolle Möglichkeiten zum Netzwerken, bei denen sich Teilnehmende, Referierende, Sponsoren und weitere Stakeholder verbinden und austauschen können.

Unser Fazit

Wir sind echte Fans von hybriden Konferenzen, da die sich ergebenden Vorteile unschlagbar sind! Soll eine hybride Konferenz perfekt ablaufen, ist die Planung und Umsetzung anspruchsvoll. Aber aus Erfahrung wissen wir: Die Arbeit lohnt sich, und die Teilnehmenden wissen es zu danken!

Möchtest auch Du die Reichweite deiner Konferenz erhöhen? Dann bist Du hier genau richtig, wir helfen Dir gerne bei der Planung, Organisation und Durchführung Deiner hybriden Konferenz!

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