Jahreshauptversammlung, Mitgliederversammlung oder Vollversammlung: gesetzlich vorgeschriebene Versammlungen können online rechtssicher realisiert werden. Online Versammlungen bieten viele Vorteile.
Für viele juristische Personen ist die Versammlung das grundlegende Organ. Normalerweise treffen sich hier alle Mitglieder oder Anteilseigner, um über den aktuellen Stand der Gesellschaft unterrichtet zu werden und um über anstehende Entscheidungen abzustimmen. So wird etwa ein Vorstand gewählt oder eine Satzungsänderung verabschiedet. Bei der Online-Versammlung geschieht dies virtuell: Mittels Videokonferenz-Software treffen sich die Mitglieder im Netz und mit einer geeigneten Plattform wird über wichtige Entscheidungen rechtssicher abgestimmt.
Die Möglichkeit einer Online Versammlung musste in der Vergangenheit in der Satzung verankert und somit auch durch die Mitglieder oder Anteilseigner genehmigt sein. Im Zuge der Corona-Pandemie beschloss der Bundestag im Gesetz vom 27.03.2020 unter anderem Sonderregelungen für Versammlungen von juristischen Personen, welche bis zum 31.06.2022 anhielten. Fortan muss überprüft werden, ob Ihre Satzungen auch über den 31.06.2022 ausreichende Grundlagen enthalten, um auch in Zukunft auf die alternativen Formen einer Mitgliederversammlung zurückgreifen zu können. Ist dies der Fall, so können Mitgliederversammlungen oder Vollversammlungen auch weiterhin virtuell abgehalten werden.
Durch die Pandemielage sind Unternehmen, Vereine und Verbände sowie Genossenschaften auf Online-Versammlungen angewiesen. Anstehende Eigentümer/innnen-Versammlungen oder Mitgliederversammlungen müssen termingerecht stattfinden, ein Betriebsrat ist dazu verpflichtet, einmal im Kalendervierteljahr eine Betriebsversammlung durchzuführen.
Eine Online-Versammlung ist nicht nur dort aktuell das Mittel der Wahl: auch die Politik wird von den Folgen der Pandemie nicht verschont und greift auf virtuelle Varianten der Versammlung zurück. So werden Parteitage online durchgeführt oder Arbeiten interner Gremien virtuell abgewickelt.
Die wichtigsten Prozesse der rechtssicheren Ausrichtung einer Online-Versammlung, Beispiel: die virtuelle Mitgliederversammlung eines Vereins:
Die am 27.03.2020 beschlossene Sonderregelung für die Versammlung von juristischen Personen sieht leider keine Erleichterung bei der Einladung zu einer Mitgliederversammlung vor. Hier gelten also weiterhin die Regelungen, die in der Satzung vorgeschrieben sind. Sollte hier noch der postalische Weg beschrieben sein, so muss die Einladung per Post versendet werden. Ist in der Satzung die “Ladung in Textform” festgeschrieben, so kann auch eine Einladung per Mail erfolgen. Wichtig ist auf jeden Fall der Zeitpunkt, wann die Einladung versendet wird und welchen Abstand der Zugang der Einladung zum Zeitpunkt der Mitgliederversammlung haben muss.
Die digitale Vereinsversammlung sollte in einem passwortgesicherten virtuellen Raum durchgeführt werden. Da nur Mitglieder stimmberechtigt sind, sollten direkt vor Zugang zum Online-Veranstaltungsort Passwort und Identität abgefragt werden. Auch sollte bei der Teilnahme an der Online Versammlung Klarnamenspflicht herrschen: ein Max Mustermann oder eine Klara Sprudel kommen als Namen nicht in Frage. Zudem sollte die Anwesenheit dokumentiert werden.
Auch online sollte eine Versammlung förmlich und pünktlich von einem/einer Versammlungsleiter/in eröffnet werden. Es werden alle Mitglieder begrüßt. Bereits im Vorfeld sollte durch die Versammlungsleitung geprüft worden sein, dass die Technik funktioniert. Pünktliches Erscheinen der Versammlungsleitung ist selbstverständlich!
Nach der Begrüßung sollten alle Teilnehmenden über die Vorgehensweisen und Verhaltensregeln der digitalen Mitgliederversammlung aufgeklärt werden. Das kann auch schon zuvor in der Einladung deutlich gemacht werden. Unter anderem sollte darauf hingewiesen werden, dass alle Teilnehmenden ihr Mikrofon stummschalten, sofern sie nicht sprechen oder ihnen das Wort durch den/die Versammlungsleiter/in erteilt wurde. Sinnvoll ist auch, im vorhinein eine Erklärung (z.B. ein Tutorial) an alle Teilnehmenden zu versenden, da es auch ältere oder nicht internetaffine Menschen gibt, die ohne Hilfe nicht an der Mitgliederversammlung teilnehmen könnten.
Wie auch bei einer physischen Versammlung sollte zu Beginn ein Protokollführer/in ernannt werden, welche/r alle Beschlüsse der Versammlung dokumentiert. Viele Videokonferenz-Tools bieten die Möglichkeit, eine Versammlung mitzuschneiden. Dies ist durchaus eine Möglichkeit, um die Arbeit des Protokollanten/der Protokollantin zu erleichtern. Allerdings sei darauf hingewiesen, dass ein Mitschneiden der Versammlung die vorherige Einwilligung aller Teilnehmenden erfordert!
Bevor die virtuelle Mitgliederversammlung richtig losgehen kann, muss der/die Versammlungsleiter/in feststellen, ob alle Mitglieder ordnungsgemäß eingeladen worden sind und ob die Anzahl der Teilnehmenden für die Beschlussfähigkeit ausreicht. Dies lässt sich u.a. sehr gut über das Einchecken dokumentieren. Wenn beispielsweise eine Vereinswahl online durchgeführt wird, sollte aber auch während der Versammlung vor jedem digitalen Wahlgang die Prüfung der Beschlussfähigkeit erneut durchgeführt werden, da Personen im Verlauf der Veranstaltung die Versammlung oder Konferenz verlassen könnten. Insofern sollte die Beschlussfähigkeit über den gesamten Zeitraum dokumentiert werden.
Eine wichtige Funktion einer Online Versammlung ist das Herbeiführen von Mehrheitsentscheidungen. Dies geschieht über Abstimmungen, die - unter Voraussetzungen - auch online möglich sind. Dafür können für die Wahl im Vorfeld Codes vergeben werden, oder das Wahlsystem ist mit einer App auf dem Smartphone gekoppelt. Eine Online-Abstimmung kann schnell ablaufen und schon mit einem Klick rechtssicher durchgeführt werden.
Um eine Online-Wahl durchführen zu können, wird eine geeignete Wahl-Software benötigt, die dabei hilft, die Wahl durchführen zu können. Anbieter sind beispielsweise Polyas oder DigiV. Online-Vereinswahlen im Rahmen einer digitalen Vereinsversammlung lassen sich auch einwandfrei für Revisionen dokumentieren. Trotz der verfügbaren Tools und Plattformen ist es eine Herausforderung, eine Online Versammlung rechtlich sicher zu veranstalten. Insofern sollte im Vorfeld die Frage gestellt werden, ob nicht sinnvollerweise externe Hilfe für die Planung, Organisation und Durchführung einer Versammlung angefordert werden sollte.
Nur eine der Stärken von rechtssicher organisiertern Online-Versammlungen, ist das problemlose Durchführen von Online-Wahlen. Doch das digitale und dezentrale Veranstaltungsformat bietet noch viele weitere Vorteile:
Auch sehbehinderte und blinde Menschen haben die Möglichkeit bei einer Wahl barrierefrei abzustimmen und gleichzeitig ihr Wahlgeheimnis zu wahren.
Versammlungen können online zeitlich flexibler anberaumt werden, da sich die Teilnehmenden die Anfahrt sparen. Es können mehrere Termine zur Debatte stehen, zu denen die Onlineversammlung durchgeführt werden kann.
Nach einer korrekt durchgeführten digitalen Wahl verfügt man über rechtssichere Wahlergebnisse.
Da die Wahl digital durchgeführt wird, ist es ausgeschlossen, dass Stimmen falsch gezählt werden.
Eine Online-Wahl erfordert keine aufwändige Raumsuche, Anmietung und Verpflegung entfällt
Dadurch, dass eine digitale Versammlung aufgezeichnet werden kann, können sich alle Beteiligten im Nachgang die Versammlung noch einmal anschauen.
Die Möglichkeit zur Durchführung digitaler Versammlungen ist nicht nur in der aktuellen Situation essenziell, sondern wird auch in der Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen.
Online Versammlungen und online durchgeführte Wahlen haben viele weitere Vorteile: barrierefreie Wahl, entfallende Raummieten und Anfahrten und weitere mehr.
Die nächste Versammlung steht an? Wenn noch Konzepte für die Online-Umsetzung fehlen oder Hilfe bei der Planung und Durchführung benötigt wird, ist die Biwenko GmbH der richtige Partner: Wir kennen uns mit der Ausrichtung von Online-Versammlungen bestens aus und verhelfen der nächsten Online-Versammlung zum einwandfreien Ablauf!