Jeder kennt Konferenzen und Kongresse. Sie sind ein wichtiger Bestandteil beim kommunikativen Austausch von ausschlaggebenden Themen, Fortschritten oder Fortbildungsmöglichkeiten. Doch auch jeder weiß, die Umsetzung ist zumeist klassisch, nüchtern und funktional. Dies kann mituntern genauso gewünscht sein, aber wenn man Teilnehmende begeistern oder man sich von anderen Konferenzen abgrenzen möchte, so muss man bekannte Konventionen überdenken und Esprit in die Veranstaltung bringen, ohne dabei das eigentliche Veranstaltungsziel aus den Augen zu verlieren.
Es gibt viele Möglichkeiten, um deine Konferenz oder deinen Kongress zu innovieren, hier drei grundlegende Parameter:
Auch eine Location kommuniziert! Mit der Wahl einer Location lege ich grundlegende Werte fest, wie meine Veranstaltung rüberkommt und wie sie wahrgenommen wird. Denn es ist ein Unterschied, ob ich ein Kongresszentrum oder ob ich ein Theater wähle, welches ich dann für einen Kongress nutze. Location und Zielgruppe müssen zusammenpassen, aber bei der Wahl des richtigen Ortes mal nach rechts oder links zu schauen und über Alternativen nachzudenken lohnt sich.
Das Interieur oder auch das Bühnenbild ist ein weiterer ausschlaggebender Aspekt für eine Konferenz oder Kongress. Ganz nach dem Motto “Der erste Eindruck zählt" sollte Wert auf das Äußerliche deiner Veranstaltung gelegt werden, da es ebenso Auswirkung auf die Stimmung der Teilnehmer*innen haben kann, wie die Location an sich. Zum Beispiel kann ein großer, formeller Tisch mit einem kunstvollen floralen Herzstück ein Gefühl von Feierlichkeit und möglicherweise sogar Intimität vermitteln. Wohingegen eine einfachere moderne Umgebung eher die Vernetzung und die Konversation fördert.
Die Teilnehmenden sollten immer mit eingebunden werden. Je besser die Involvierung klappt, desto länger bleibt die Aufmerksamkeit erhalten. Eine reine Frontalbeschallung mit aneinandergereihten Powerpoint-Präsentation ermüdet. Je mehr ich Menschen einbinde, desto besser wird später auch das Feedback zu der Veranstaltung sein. Einbindungen können über Q&A-Tools, Rätsel oder Mitmachübungen geschehen.
Durch ein Rahmenprogramm bleibt die Aufmerksamkeit bestehen und lockert auf. Die Mischung zwischen Rahmenprogramm und Wissensaustausch sorgt für mehr Abwechslung und fördert die bewusste Aufnahme von Informationen. Rahmenprogramme können auch für deine Vermarktung (und die Kommunikation im Vorfeld) profitabel sein, denn sie können das Interesse an deiner Veranstaltung stärken. Zum Beispiel Auftritte von bekannten Musiker*innen, Reden von nennenswerten Personen oder die Teilnahme an außergewöhnlichen Aktivitäten zu mehr Prestige führen.
