Kleinere virtuelle Meetings und Konferenzen haben sich schon vor Covid-19 etabliert. Denn sie erleichtern die Zusammenarbeit, bieten eine neue persönlichere Alternative zum Telefonat und machen Teamarbeit im Homeoffice möglich.
Digitalisierung in der Eventbranche wird als Chance wahrgenommen.
Virtuelle Events sind eine echte Alternative zu realen Veranstaltungsformaten
https://www.gcb.de/de/news-downloads/stories/2018/virtuelle-events-die-zukunft-der-eventbranche.html
Virtuelle Events finden komplett im digitalen Raum statt und werden in der Regel auch ausschließlich online angeboten und vermarktet.
Die Teilnahme funktioniert mittlerweile sowohl über den Desktop als auch über mobile Endgeräte, wie Smartphones oder Tablets.
Vor März 2020 bezeichneten nur 27 Prozent der Anbieter*innen räumlich verteilte und hybride Veranstaltungsformate als zukunftsweisend, nach dem 9. März waren es bereits 60 Prozent.
Vor der Corona-Krise sahen 47 Prozent Potenzial in Online-Events, heute (stand Januar 2021) liegt der Wert bereits bei 75 Prozent → Grund dafür sind die zahlreichen Vorteile.
Der entscheidende und wichtigste Vorteil von digitalen Events ist das Einsparen von Material, Geld und Zeit.
Doch die Liste der eingesparten Ressourcen ist lang.
Wir können auf Printmaterialien verzichten, also auf die Produktion, den Versand, den Lagerplatz, die Verteilung vor Ort und auch die Entsorgung.
Gleiches gilt für Ressourcen, die bei Veranstaltungen verwendet werden.
Von Catering- und Veranstaltungstechnik bis hin zu Ständen, Postern, Werbebannern, Popup-Fenstern und dekorativen Materialien.
Je nachdem, wie man die digitale Veranstaltung durchführen möchte, kann auch die Miete des Konferenzraums oder der Ausstellungshalle abgezogen werden.
Außerdem spart man vor allem Zeit ein und trägt zusätzlich zum Umweltschutz bei.
Nachhaltigkeit, also die effektive Nutzung von Ressourcen, ist auch in der Eventbranche ein wichtiges Thema.
Digitalisierst Du eines Deiner Events, kannst Du teilweise auf die oben genannten Ressourcen verzichten und so Deinen Beitrag zu einer nachhaltigen Branche leisten.
Wichtig ist dabei, dass Du die Nachhaltigkeit des digitalen Ressourcenverbrauchs kritisch prüfst und optimierst.
Dazu zählt beispielsweise der Stromverbrauch bei der Daten- und Bildverarbeitung für das Streaming sowie die Server.
Auch die Anfahrt zur jeweiligen Location des Events fällt weg und spart jede Menge CO2.
Mehr Reichweite
Das Thema steht im Vordergrund und bleibt im Nachgang auch als Aufzeichnung relevant.
Deine Teilnehmer*innen sind nicht mehr an Ort und/oder den Veranstaltungstermin gebunden.
Das heißt, Du kannst weiterhin an deinem Arbeitsplatz tätig sein.
Außerdem können wesentlich mehr Menschen an der Veranstaltung teilnehmen, was bedeutet, dass die Reichweite für potenzielle Kundschaft und Anfragen enorm steigt.
Was für reale Veranstaltungen nicht möglich ist, kannst Du mit virtuellen Events erreichen.
Online kannst Du das besonders gut tracken.
Vorausgesetzt Du kommunizierst dies klar und hältst die Regeln der DSGVO ein.
Angemessene Hard-/Software
Die Technik muss stimmen!
Nichts ist fataler, als technische Probleme und Pannen während der virtuellen Veranstaltung.
Deswegen wird empfohlen, vor Beginn Tools, Verbindung etc. zu testen und eventuell für ein technisches Backup zu sorgen.
Denn zuerst sollten sowohl der*die Veranstalter*in, als auch die Teilnehmenden sicher stellen, dass eine gute bis sehr gute WLAN Verbindung vorhanden ist, da diese essenziell wichtig ist.
Häufig wird von den Veranstalter*innen des digitalen Events ein technischer Support gestellt.
Das heißt, wenn technische Probleme jeglicher Art auftauchen, gibt es immer einen oder mehrere Ansprechpartner*innen, die den Teilnehmer*innen helfen, die Komplikationen zu beheben.
Vor allem die Einstellungen für das Kamerabild und Mikrofon sind oftmals der Auslöser für Störungen des Online Streams.
Diese sind oftmals blockiert und/oder falsch eingestellt und können schnell behoben werden.
Mithilfe des Technischen Supports können Kunden*innen jederzeit vor Ort anrufen und der Fehler kann schnell behoben werden.
Denn fällt die Technik aus, kann unter Umständen das gesamte Event nicht stattfinden.
Plane daher für die Technik ein Backup ein.
Halte einen zweiten Rechner parat, auf dem Deine Präsentationen ebenfalls startbereit eingerichtet sind. Lege alles bereit, was Du bei einem virtuellen Event unbedingt benötigst.
Zum Beispiel: ein zweites Headset, weitere Batterien, eine zweite Maus und eine Tastatur.
Darüber hinaus kann man sich temporäre Internetverbindungen über Prepaid-Karten besorgen, damit man auf mögliche Netzschwankungen vorbereitet ist.
Tipp von uns: Beantworte möglichst viele Technikfragen für die Teilnehmenden schon im Voraus (bspw. mit Emails oder Eröffnungssession im Konferenztool).
Hopin ist eine digitale Event Plattform, welche Unternehmen dabei unterstützt, nicht nur kleinere interne Meetings, sondern auch Großveranstaltungen online abzuhalten.
Mit einer unbegrenzten Teilnahmezahl unterstützt das Tool Veranstaltungen standortunabhängig.
“Teamwork makes the dream work”
Bis zu 1000 Teilnehmende können sich gleichzeitig einloggen. Somit eignet sich Zoom auch für Online-Konferenzen.
Hier können Webinare oder Online-Konferenzräume, in sogenannten Zoom Rooms, erstellt werden. Zoom Meetings lassen sich super einfach mit dem eigenen Kalender synchronisieren.
Die Videokonferenzen können lokal oder in der Cloud aufgezeichnet werden. Die Bildschirme mehrerer Meeting-Teilnehmer*innen lassen sich gleichzeitig teilen, was die Zusammenarbeit in Teams noch flexibler gestaltet.
Auch über Smartphones können sich bei diesem Anbieter Teilnehmende leicht zuschalten und per Zoom Chat kommentieren, virtuelle Hintergründe wählen, Gedanken auf einem Whiteboard sammeln und Dateien teilen.
Die Businesslösung “Skype for Business” gehört nun zum Hause Microsoft und erfreut sich gerade wachsender Beliebtheit unter dem Namen Microsoft Teams.
Es ist ein Programm zur Kollaboration und zum Arbeiten und Bearbeiten von Dokumenten in dem jeweiligen für das Team zugänglichen Raum. So sind zum Beispiel Outlook, SharePoint und Skype for Business bereits in Teams integriert.
Eine Grundeinstellung von Teams ist, dass die Systeme miteinander verknüpft sind.
Es sind die Dienste OneNote, Skype für Business, PowerBI und SharePoint, aber auch Benachrichtigungen aus beispielsweise Twitter in Microsoft Teams integrierbar.
Alle Inhalte in Teams werden von Microsoft nach hohen Standards verschlüsselt und gesichert und Compliance Richtlinien sind gut abbildbar.
Möglich sind Videokonferenzen mit bis zu 250 Zuschauer*innen und Live-Konferenzen mit bis zu 10.000 Gästen.
Mikogo bietet Dir ein Konferenz-Tool für Online-Meetings, Präsentationen und Screen-Sharings.
Mit Mikogo gelingt es Einsteiger*innen schnell, sich über das Internet mit einem anderen Rechner zu verbinden.
Vor dem Start muss ein Account eingerichtet werden. Im Anschluss können Kolleg*innen eingeladen werden, Deinen Desktop live zu betrachten oder gar komplett zu übernehmen.
Die virtuell Teilnehmenden müssen zum Betrachten nicht unbedingt das Mikogo-Programm installiert haben, sondern können sich ganz einfach über den Browser mit dem HTML-Viewer von Mikogo in die Sitzung einklinken.
Außerdem verfügt das Programm über eine Chatfunktion und Audioübertragung.
Die Lösung für größere virtuelle Veranstaltungen.
Diese beinhaltet Support rund um Deine virtuelle Konferenz, zum Beispiel die Einweisung und den Technik Check für Deine Referierenden, sowie die Vermietung von Hardware.
Adobe stellt einen zahlreiche Features wie Umfragen, Whiteboards, Aufzeichnungen, Analysen und Lead-Insights zur Verfügung.
So gibt es etwa die Möglichkeit, Meeting-Räume dem eigenen Branding entsprechend zu gestalten.
Hochgeladene Dateien sowie Anmerkungen und Layouts lassen sich speichern, Meeting-Teilnehmer*innen sogar anonymisieren.
Wie verhält man sich richtig während Online Events? Worauf sollte man achten?
1. Gepflegtes Erscheinungsbild
Grundsätzlich gilt: Auch bei einer Videokonferenz gibt es einige Grundvoraussetzungen und Regeln, an die sich Teilnehmende halten sollten.
Dazu zählen ein aufgeräumter Schreibtisch, ein neutraler Hintergrund und gutes Licht. Dies sind die Grundvoraussetzungen für virtuelle Meetings.
Außerdem sollte auch auf das Erscheinungsbild geachtet werden.
2. Pünktlichkeit
Stelle sicher, dass Du dich pünktlich in das Meeting einwählst, idealerweise ein oder zwei Minuten vor dem Start der Videokonferenz.
3. Vorstellung
Veranstaltest Du selbst eine Videokonferenz, solltest Du für eine nette Einleitung sorgen.
Begrüße alle deiner Teilnehmer*innen und spreche diese mit ihrem Namen an.
Sofern Externe an dem Meeting teilnehmen, bitte alle Teilnehmenden sich einmal kurz und knapp vorzustellen.
4. Technik
Bevor man eine Webkonferenz startet oder an einer teilnimmt, sollte sichergestellt sein, dass man sich auch wirklich mit der Technik auskennt.
Wenn man als Moderator*in oder Veranstalter*in agiert, sollte man insbesondere genau wissen was zu tun ist, wenn eine Störung etc. anfällt.
Vor der ersten Webkonferenz ist es daher äußerst sinnvoll, wenn Gastgeber*in an einer kostenlosen Schulung teilnimmt.
5. Ausreden lassen
Achte besonders darauf, nicht dazwischen zu reden, denn dies wird vor allem in Deutschland schnell als unhöflich abgetan. Warte stattdessen auf eindeutige Gesprächspausen, um Deinen eigenen Beitrag beizusteuern.
6. Einstellung des Mikrofons
Schalte bei längeren Sprechpausen das Mikrofon wirklich immer auf stumm, um Störgeräusche während der Konferenz zu vermeiden.
Jedes Schnaufen und Räuspern wird lautstark übertragen, nicht nur bei Headsets mit Mikro direkt vor dem Mund.
Auch Telefone übertragen solche Störgeräusche.
Daher empfiehlt es sich, während andere präsentieren oder vortragen, den Stummschalter am Telefon zu betätigen.
7. Digitales Wegdriften vermeiden
Wenn Du gerade in einer wichtigen Konferenz oder Tagung bist, gilt es außerdem als unhöflich sich im Meetingraum mit anderen Dingen zu beschäftigen, auch wenn diese oft verlockend scheinen.
Durch mangelnde Aufmerksamkeit oder Ablenkung, wie zum Beispiel beim Checken von E-Mails, können die Teilnehmenden wichtige Punkte verpassen.
Außerdem erkennt der Gastgeber*in meistens auch schnell, wer sich anderen Dingen widmet und beispielsweise nebenher im Internet surft.
→ Tipp für Veranstalter*innen/Moderatoren*innen: Meetings, Schulungen oder Präsentationen so interaktiv und spannend zu gestalten (mit Umfragen, Kommentarwerkzeugen, Chat etc.), dass die Teilnehmenden auch aktiv einbezogen werden und nicht so schnell zum Multitasking übergehen.