Wie lässt sich die No-Show Rate verringern?

1. Dezember 2021
Lesezeit: 4 Minuten

Zu meinem Event haben sich 100 Leute angemeldet aber am Veranstaltungstag selbst sind nur 69 gekommen. Wo sind die restlichen 31 geblieben? Hier haben wir einige Tipps für die Reduzierung der No-Show Rate zusammengestellt:

Menschen die sich für etwas anmelden und dann nicht kommen, sogenannte No-Shows, sind ärgerlich. Denn wer ist schon erfreut, wenn er Personen einlädt und diese, ohne Absage, nicht erscheinen. Auch verursachen diese unter Umständen Umsatzverluste oder kosten sogar Geld. Und sollten Sponsoren mit im Spiel sein, so sind No-Shows einfach schlecht. Hier findest du sieben Tipps aus unserem eigenen Erfahrungsschatz, wie man die No-Show Rate reduzieren kann:

Was sind No-Shows und die No-Show Rate?

Aber vorab noch ganz kurz: Was sind No-Shows und die No-Show Raten?

No-Shows sind Menschen, die ein Ticket gezogen oder gekauft haben, aber dann nicht an der Veranstaltung teilnehmen. Dieses Verhalten existiert auch analog bei Flügen oder Hotelbuchungen. Die No-Show Rate ist dann das prozentuale Verhältnis der nicht Teilnehmenden zu dem Gesamtvolumen der Tickets.

Wie verringere ich die No-Show Rate?

Da wir viele Veranstaltungen durchführen, sowohl online wie offline, sowohl für Kunden wie auch Eigenproduktionen, hat sich über die Zeit hinweg ein großer Erfahrungsschatz angesammelt. Hier nun sieben Tipps aus unserem Repertoire:

1. Relevanz, Relevanz, Relevanz!

Der erste Tipp mag erst sich erstmal banal anhören, aber wir sehen immer wieder Event-Formate, die nicht sofort das Gefühl auslösen: da muss ich dabei sein. Dies bedeutet im Umkehrschluss: ich muss eine Veranstaltung so bauen, dass sie für die Zielgruppe Relevanz besitzt und dies auch so kommunizieren:

  • das Thema der Veranstaltung muss Relevanz besitzen. Es muss zwingend sein und das Gefühl auslösen, dass mich die Informationen oder das Erlebte weiter bringen.
  • die Person oder die Personen, welche bei dem Event mit dabei sind, haben Relevanz. Dies kann ein Speaker, Künstler, eine Künstlergruppe oder oder ... sein. Hier tritt dann der Effekt ein, dass das Image, welches die Person kommuniziert (die abgespeicherten Information im Gehirn über die Person), Relevanz erzeugt. Neudeutsch taucht dieser Effekt unter “Namedropping” auf.

Am Ende spricht die Relevanz für die Qualität eines Events.

2. Ja nichts verpassen!

Das Gefühl “Nichts zu verpassen” speist sich u.a. auch aus der oben beschriebenen Relevanz. Gerne wird der Effekt auch “FOMO” genannt und bedeutet die sogenannte “Fear of missing out”, also auf Deutsch die Angst etwas zu verpassen.

Das kannst du zu deinem Vorteil nutzen und dein Event auf sämtlichen Kommunikationskanälen so bewerben, dass die Leute das Gefühl haben, sie würden etwas verpassen, wenn sie nicht daran teilnehmen würden.

3. Erinnern, erinnern, erinnern!

Das Event muss sich nicht nur in einen Terminkalender einbrennen, es muss sich auch im Gehirn verankern. Und wie immer in der Kommunikation: das Gehirn muss die Information abspeichern, und dies kann es besser durch Repetitionen. Als “Reminder, Reminder, Reminder”. Hierbei gilt unserer Erfahrung nach nur zu beachten, dass auch verschieden Kommunikationskanäle/Touchpoints genutzt werden. Und es ist ein schmaler Grad zwischen Remind und Reaktanz. Hier helfen ab KPIs (Key Performance Indikatoren) wie die Öffnungsraten von Mails, Trackinglinks, Likes oder Conversionsraten.

4. Engagement

Wenn ich die Zielgruppe, welche ich für mein Event anvisiere, im Vorfeld intensiver einbinde, so erhöhe ich die emotionale Bindung. Denkbar sind hier vorheriges Einbringen der Zielgruppe in der Themenauswahl, Mitbestimmung von Künstlern oder des Programms, oder oder … hier ist Kreativität gefragt.

5. Doppelbuchungen und Überbuchungen

Das Prinzip der Doppel,-oder Überbuchungen findet sich schon länger häufig im Hotel- und Flugbetrieb und nun schaut sich auch die Eventbranche dieses Prinzip ab. Hier sollte ein Erfahrungsschatz vorliegen und die No-Show-Rate dauerhaft dokumentiert werden. Denn so kann man dann z.B. 5% oder 10% mehr Tickets als eigentlich vorhanden auf den Markt schieben und erhöht später dann die Gesamtauslastung. Das funktioniert ganz gut, aber trotzdem Vorsicht: sollten Teilnehmende trotz Tickets keinen Platz bekommen, kratzt das am Image des Veranstalters. Für diesen Fall unbedingt einen Plan B in der Tasche haben!

6. Gestalte eine Abmeldung so einfach wie möglich

Der Prozess der Abmeldung sollte so einfach wie möglich gestaltet sein, denn alles was eine zu große Hürde darstellt, wird von Menschen ungern wahrgenommen. Je simpler es ist, sich abzumelden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass verhinderte Teilnehmer darauf zurückgreifen. Hinterlege die Stornierungs Infos in den AGB´s oder setze einen Abmeldelink in die Mail oder den Erinnerungsmails, sodass Kunden sich per one-click abmelden können.

7. Monetarisiere dein Event

“Was nichts kostet hat keinen Wert”: Leute sehen etwas als wertvoller an, für das sie bezahlt haben. Haben sie schon für eine Veranstaltung bezahlt, ist es wahrscheinlicher dass sie dort auch auftauchen. Hier bietet sich an, die Käufer im Voraus bezahlen zu lassen, oder eine Kaution, Schutzgebühr oder einen Vorabgutschein (z.B. für ein Getränk) hinterlegen zu lassen, der/die nur bei Erscheinen ausgezahlt bzw. umgewandelt wird.

Unser Fazit zum Thema Reduktion der No-Show Rate:

Die oben beschriebenen Tipps haben bei unseren Veranstaltungen gut funktioniert. Allerdings nutzen wir nicht nur eine Maßnahme singulär, sondern mixen diese. Und ein Faktor ist wie immer nicht zu unterschätzen: Erfahrung und Zeit! Je mehr ich mit einer Zielgruppe arbeite, so sicherer werde ich im Umgang mit dieser. Wir wünschen Dir viel Erfolg mit unseren Tipps! Berichte uns gerne über deine Erfahrungen.

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