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Wie digitalisiere ich ein Festival? - Analyse und Dokumentation

1. Februar 2021
Lesezeit: 3 Minuten

Digitalisierung der Analyse und Dokumentation

Nicht nur der Fördergeber und Sponsor eines Festivals erwartet einen Abschlussbericht und eine Auswertung des Festivals, auch für einen selbst als Organisationsteam sind Auswertungen natürlich von großem Wert, insbesondere, wenn die Überlegung im Raum steht, ein solches Format zu wiederholen. Insofern ergibt es absolut Sinn, schon zu Beginn der Projektorganisation das Thema Analyse mit auf die Agenda zu nehmen. Durch das Einrichten verschiedener Analysetools kann während des Durchführungszeitraums der Erfolg gemessen und automatisch dokumentiert werden. Man sollte sich im Vorfeld Gedanken machen, welche Zahlen Relevanz haben und für die Dokumentation und Evaluation wichtig sind.

Für das WORTWORTWORT-Festival haben wir eine Menge an Zahlen erhoben, hier ein kleiner Auszug:

Wie viele Zuschauer*innen konnten wir in Summe generieren?

Das ist natürlich eine der spannendsten Fragen, denn diese Zahl kommuniziert man im Nachgang auch als Bestandteil des Erfolges an die Öffentlichkeit.

Wie viele Zuschauer*innen hatte jedes online Veranstaltungsformat separat?

Diese Zahl dokumentiert den Erfolg und das Interesse an einem Format.

Wie war der Response bei Facebook? 

Hier wurde jedes online Event separat als Facebook-Veranstaltung angelegt. Somit also die Fragen: Wie viele Zusagen/Interessiert-Klicks konnten bei Facebook generiert werden? Wie ist das Verhältnis zu den tatsächlichen Zuschauer*innen?

Mit diesem Zahlenkomplex können die Maßnahmen bei Facebook gut bewertet werden, um sich auch der Antwort zu der Frage zu nähern, ob Facebook der richtige Kanal ist.

Wie viele Menschen konnten wir insgesamt über unsere Kommunikationsmaßnahmen bei Facebook erreichen und wie viele Menschen konnten wir insgesamt über unsere Kommunikationsmaßnahmen bei Instagram erreichen?

Diese Zahlen sind Teil der Reichweitenanalyse.

Wie viele Webseitenbesucher*innen hatten wir in Summe über den Festival- und Bewerbungszeitraum?

Mit dieser Zahl dokumentieren wir den gesamten Erfolg der Kommunikation. Im nächsten Step wird diese Zahl aufgebrochen und die Herkunft der Besucher*innen analysiert. Untersucht wird hierbei u.a., über welchen Weg die Besucher*innen auf unsere Webseite kamen - etwa organisch, über Soziale Medien oder Verweise.

Wie viele Menschen konnten wir insgesamt mit unseren Kommunikationsmaßnahmen erreichen?

Bei dieser Fragestellung addieren wir alle verfügbaren Zahlen. Das heißt, wir nehmen kanalübergreifend alle Zahlen und fügen sie zu einer Summe zusammen. Hierzu gehören Webseitenbesuche, Facebook, Instagram, Kontakte über Drittmedien (Zeitungen, Online-Magazine, Radio, TV etc.), Newsletter uvm.

Diese Zahl ist ein Näherungswert, der sich nicht exakt bestimmen lässt. Nichtsdestoweniger hat diese Zahl eine Relevanz, denn setze ich sie mit den tatsächlichen Zuschauer*innen ins Verhältnis, ergibt sich eine Erfolgsquote. Oder setzt man diese Zahl mit dem eingesetzten Werbebudget ins Verhältnis, dann messe ich, wie viel es mich gekostet hat einen Kontakt zu erreichen.

Digitalisierte Analyse

Auch bei der Analyse gibt es eine Vielzahl von Tools. Für den Beginn und aus Kostengesichtspunkten schlagen wir folgende Quellen vor:

  • Google Analytics: der Klassiker für die Messungen auf der eigenen Webseite.
  • Facebook Business Manager: für das Zahlenwerk bei Facebook und Instagram. Hier kann umfangreiches Datenmaterial generiert werden und es gibt umfangreiche Möglichkeiten Zahlen und Verhältnisse anzeigen zu lassen.
  • Google Alert: das einfachste Tool für das Finden von Suchmaschinenergebnissen und Veröffentlichungen. Allerdings sollte man nicht den Anspruch auf Vollständigkeit haben, denn das Tool ist kostenlos. Wer mit diesem Thema in die Profiliga aufsteigen möchte, der landet bei Diensten wie echobot oder Meltwater. Das Stichwort hier ist clipping services.
  • Google Tag Manager: Wer Dienste, Webseiten und Apps übergreifend bearbeiten möchte, dem sei das Tool Tag Manger von Google ans Herz gelegt. Ein umfangreiches Tool, welches alles bündelt. 

Befragungen

Ein weiterer Weg um den Erfolg des WORTWORTWORT-Festivals zu messen waren direkte Befragungen der Zuschauer*innen und Teilnehmer*innen. Mit diesem probaten Mittel können gut Meinungsbilder abgefragt und Wissen angezapft werden. Über diesen Weg lassen sich sehr gut Verbesserungsvorschläge generieren und die Kreativität der Crowd nutzen.

Im Rahmen des digitalen Festivals WORTWORTWORT haben wir mit dem kostenlosen Google-Tool Formular gearbeitet und die Umfragen gestellt. Den Link zu diesem Formular haben wir via Mail (wenn Tickets gebucht wurden) oder aber auch über die Facebook-Veranstaltungen gepostet. Die Response lag bei 35%, was durchaus eine erfolgreiche Quote ist.

Neben dem Tool Formular können wir das Tool Typeform empfehlen, mit dem man wunderbare Umfragen erstellen kann.

In Summe lässt sich mit den oben beschriebenen Tools und Maßnahmen der Erfolg eines Festival sehr gut dokumentieren und mit einfachen Mitteln über den digitalen Weg enorm vereinfachen.

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