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Wie digitalisiere ich ein Festival? - Organisation und Verwaltung

1. Februar 2021
Lesezeit: 4 Minuten

Digitalisierung der Organisation und Verwaltung

Es ist keine Neuigkeit mehr, dass sich mit dem Einzug des Computers in die Bürolandschaft auch die Arbeitsprozesse und die Bürotätigkeiten generell komplett verändert haben. Technologische Fortschritte haben der ganzen Entwicklung noch ein wenig Wind unter die Flügel gefächert, sodass wir heute mit papierlosen Büros arbeiten können. Dies war auch der Anspruch beim WORTWORTWORT-Festival. Des Weiteren wollten wir dezentral im Team arbeiten können und die Buchhaltung mit möglichst vielen Schnittstellen versehen, um diese Tätigkeiten zu optimieren. Last but not least galt es, die Geldmittel zu schonen, sprich die Ausgaben so weit wie möglich unten zu halten. Sparsamkeit ist im Unternehmerischen zwar immer ein guter Ratgeber, aber im Segment der Kultur und dem Umgang mit öffentlichen Fördermitteln genießt dieses Ziel einen besonderen Fokus.

1. Organisationsstruktur: kollaboratives und agiles Arbeiten

Ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung ist die Möglichkeit von überall auf der Welt arbeiten zu können (so lange es natürlich das Jobprofil zulässt). Dies wissen wir zu schätzen und so war es ein klar erklärtes Ziel, die Dezentralität zu nutzen und mit den notwendigen technologischen Systemen und Produkten zu arbeiten.

Das Organisationsteam von WORTWORTWORT bestand für das Festival 2020 aus insgesamt sechs Personen und mehreren Praktikant*innen. Für dieses Team haben wir ein Tool gesucht, über welches wir das Projektmanagement kollaborativ und dezentral abwickeln können. Hier gibt es eine ganz Menge Anbieter, wie etwa Microsoft Teams, Stackfield, Protonet, Asana und viele viele mehr. Mal abgesehen von der Preisgestaltung haben alle Tools (wie immer) Vorteile und Nachteile. Wir haben uns für Microsoft Teams entschieden, weil:

  1. Viele von uns nutzten Microsoft Office schon im Vorfeld.
  2. Die Vernetzung der Microsoftprodukte und -Apps ist prima und bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten.
  3. Für eine cloudgestützte Ablage der Daten ist das System One Cloud hervorragend geeignet und ermöglicht wunderbares kollaboratives Arbeiten rund um Dokumente, Kalkulationen oder Präsentationen. Auch können Programme wie Word, Excel oder Powerpoint in einer rudimentären Form online genutzt werden. 
  4. Alle Teamprotokolle oder Gespräche mit Dritten sowie Projektnotizen wurden bei One Note hinterlegt und waren allen Teammitgliedern zugänglich. Selbiges galt für Rechercheergebnisse.
  5. Über Teams pflegten wir unsere Terminkalender und führten unsere Teambesprechungen via Videotelefonie durch.
  6. Mit der App Planner organisierten wir das Projektmanagement, strukturierten das gesamte Festival und brachten die Aufgaben in die richtige Abfolge.

Insgesamt haben wir über Microsoft Office die gesamte Projektorganisation abgebildet und konnten effizient und kollaborativ zusammenarbeiten.

2. Das papierlose Büro

Papier nervt in der Verwaltung. Es liegt herum, muss abgeheftet werden und am schlimmsten sind Quittungen, die nach ein paar Jahre verblassen, da sie mit Thermodruckern erstellt werden. Da das Finanzamt allerdings eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren verlangt, stellt sich hier die Frage, wie man das gewährleisten soll.

Somit ist der erste Schritt für die Digitalisierung der Verwaltung ein Scanner. Je nach Aufkommen von Quittungen, Barbelegen oder Vertragsunterlagen muss das richtige Gerät gewählt werden. Beim WORTWORTWORT-Festival war das Aufkommen so gering, dass wir uns für das Nutzen der Smartphone-Kamera entschieden haben. Hier gibt es eine Vielzahl von Scanner Apps, mal kostenfrei, mal kostenpflichtig. An dieser Stelle sind wir immer kritisch, denn natürlich stellt sich die Frage, was passiert mit den Daten und wie sieht der Datenschutz der Anwendungen aus. Wir nutzten die App Scanner Pro, welche mit einem Preis von 4,49 € pro Download bzw. Smartphone keine Großinvestition ist und gute Ergebnisse liefert.

Das WORTWORTWORT-Festival hatte kein hohes Postaufkommen. Wäre das Aufkommen höher, würden wir diesen Part ausgliedern und einen Dienstleister wie E-Postscan, Caya oder Dropscan wählen, der die gesamte Post scannt und als Daten zur Verfügung stellt. Dies spart die händische Arbeit, denn die Post landet in einem digitalen Postfach und steht zur weiteren Verarbeitung bereit. Aufgrund der Gegebenheiten bei dem WORTWORTWORT-Festival haben wir von einem externen Dienstleister abgesehen und die überschaubare Menge an Briefen selber gescannt.

Buchhaltungsprogramme gibt es nun schon einige Jahrzehnte in unterschiedlichsten Formen und Ausprägungen. Für ein Festival bedarf es einer Lösung, die nicht zu überdimensioniert ist, denn für ein Format wie WORTWORTWORT reicht theoretisch eine Einnahmen-/Überschussrechnung. Unter all den Anbietern haben wir uns für Lexoffice entschieden, da es sich hier um ein Cloud gestütztes System handelt. Hier können Dokumente hochgeladen und verbucht werden, sowie Rechnungen erstellt werden. Die Schnittstelle zur Bank ist optimal, da der Geldverkehr direkt über das System abgewickelt und mit den Buchungen verknüpft wird. Das spart echt Zeit! Auch gibt es zahlreiche vorgefertigte Schnittstellen zu anderen Diensten von Onlineshop Systemen wie Magento oder shopify, zu paypal oder auch zu Warenwirtschaftssystemen. Dies führt uns zu einem weiteren wichtigen Punkt der Digitalisierung eines Festivals: das Ticketsystem.

Hardtickets sind stark auf dem Rückzug und das Ticket in einer Wallet auf dem Smartphone am Eingang zu zeigen eigentlich - je nach Zielgruppe - schon fast Normalität. Auch hier gibt es eine Vielzahl von Anbietern, welche sich stark durch Preis, Service und Vertrieb unterscheiden. Für uns beim WORTWORTWORT-Festival war schnell klar, dass wir eine eigene Lösung wollten, welche über unsere Webseite verfügbar sein sollte. Grund für diese Entscheidung war die Preisgestaltung und die zu erwartenden Verkäufe der Tickets, sowie der Umstand, dass man bei einigen Anbietern auch für Gästetickets (also Freitickets, welche die sogenannte Gästeliste ersetzen) zumindest eine Systemgebühr zahlen muss. Da das Anlegen eines eigenen Ticketsystems keine große Magie mehr ist, konnte die Umsetzung auch unkompliziert gelöst werden. Da unsere Seite mit wordpress gebaut ist, konnten wir problemlos ein Ticketsystem über woocommerce implementieren. Hier gibt es eine direkte Schnittstelle zu Lexoffice, sodass Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr direkt miteinander verknüpft sind und ein Großteil der Arbeit automatisiert ist. Zusätzlich kann der Dienstleister Stripe eingebunden werden, welcher alle gängigen Zahlungsmittel für uns abgewickelt hat. An dieser Stelle noch ein wertvoller Tipp: Wenn man ein eigenes Ticketsystem hat, so sollte man keine Zahlungen per Lastschrift oder Vorkasse anbieten, denn Vorkasse macht Arbeit (Controlling) und Lastschriften können vom Käufer zurückgeholt werden, was durchaus zu Ärger führen kann. 

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