Welche Veranstaltungsformate gibt es und wo liegen Chancen und Herausforderungen, Unterschiede und Gemeinsamkeiten?
Veranstaltung ist nicht gleich Veranstaltung. Nicht zuletzt durch die Digitalisierung und die so geschaffenen Möglichkeiten und Herausforderungen gibt es zahlreiche Formen für die Umsetzung von Events. Doch was sind überhaupt analoge, hybride oder digitale und virtuelle Veranstaltungen? Wo liegen Gemeinsamkeiten und Unterschiede? Was sind besondere Herausforderungen und Chancen der einzelnen Formate?
Wir haben uns der Komplexität der Definitionsfrage angenommen und geben Dir die zentralen Antworten!
Um die Unterschiede und Überschneidungen darstellen zu können, betrachten wir zunächst die “klassischen” analogen Events oder Live-Events, die es in allen Lebensbereichen sowohl B2C als auch B2B gibt. Diese Veranstaltungen finden live an einem (oder manchmal auch mehreren) konkreten physischen Orten zu einem festen Zeitrahmen statt. Die Besucher*innen müssen an den Ort anreisen, um an dem Event teilnehmen zu können. Gegebenenfalls wird die Veranstaltung im virtuellen Raum (Social Media) mit Postings und Bildern ergänzt. Dieser Aspekt dient jedoch lediglich der Kommunikation, nicht dem Veranstaltungszweck selbst.
Das Ziel von Veranstaltungen besteht in der Schaffung positiver Emotionen verbunden mit der Veranstaltung und/oder dem Veranstalter*in. Oft ist so ein weiteres Ziel, insbesondere im Eventmarketingspektrum, die positive Beeinflussung der Markenbekanntheit, die Verfestigung emotionaler Markenbilder, Kundenbindung sowie eine Steigerung des Kaufinteresses und der Kaufbereitschaft. Ein weiterer wichtiger Zweck für viele Eventteilnehmende ist stets das Networking und bei gewissen Formaten auch die Vermittlung von Informationen.
Online bzw. virtuelle Events sind Ereignisse, die rein im digitalen Raum stattfinden und sich somit vollständig im Web bewegen, also keinen physischen Veranstaltungsort haben. Dies steht in klarer Abgrenzung zu analogen Events. Virtuelle Events können auch auf verschiedenen Plattformen und in unterschiedlichsten Ausprägungen stattfinden. Digitale Tools helfen hierbei die Bild-, Präsentations- und Kommunikationsebene umzusetzen. Ein elementarer Bestandteil ist die notwendige stabile Internetverbindung sowohl bei Teilnehmenden als auch bei Referierenden.
Diese Form des Events wird oftmals für Webinare und Webcasts genutzt, bei welchen vor allem der Wissenstransfer bzw. die Übermittlung von Informationen im Vordergrund steht und weniger Emotionen oder gemeinsame Erlebnisse und Netzwerken. Hierfür werden im (Live) Stream Webinare, Podcasts, Online-Messen oder Messestände konzipiert. Hierbei ist zu entscheiden, ob die Veranstaltung live, simulive oder aufgezeichnet gestreamt werden soll. Die Grundlage hierfür stellt u.a. die Frage dar, ob die Teilnehmer*innen aktiv eingebunden und auf das Produkt einwirken sollen.
Vorteile von Online-Events liegen u.a. in der Möglichkeit, eine sehr hohe Reichweite zu erzielen, da die potenzielle Teilnehmer*innenzahl nach oben offen ist. Denn die meisten Plattformen bieten verschiedene Pakete an, sodass unendlich viele Teilnehmer*innen eingebunden werden können. Hinzu kommt die Möglichkeit, von überall auf der Welt dem Event beizuwohnen. Und wenn der Stream im Anschluss noch zur Verfügung gestellt wird oder als passiv konsumierbarer Stream auf den Plattformen (u.a. Twitch, Youtube, Facebook) veröffentlicht wird, haben Teilnehmende im Nachhinein die Möglichkeit, den Stream erneut anzusehen. Weitere Vorteile kann man in dem verbesserten Grünen Fußabdruck und durch Verzicht auf Reisen und Unterkünfte an dem Geldbeutel sehen.
Nachteile sind eine eingeschränkte Emotionalität der Veranstaltung, eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne vor dem Bildschirm, das “Konsumieren” statt “Interagieren” sowie die meist geringe Bereitschaft für eine rein virtuelle Veranstaltung (viel) Geld auszugeben. Zudem sind viele Menschen nicht ausreichend digitalisiert – sowohl was die Hardware als auch was die Softskills angeht. Hieraus resultiert eine Unsicherheit, welche in einer vorsichtigen Ablehnung resultieren kann. Auch für die aktiven Referierenden ist dies ein wichtiger Aspekt, da die rein digitale Durchführung (Teilen von Präsentationen, Ton und Ausleuchtung, Internetverbindungen, aber auch das Anpassen an ein digitales Präsentieren und Abholen der Zielgruppe) einen erhöhten Briefingaufwand und ggf. das Versenden von geeigneter Hardware bedeutet.
War ein Event vorab als analoges Event geplant, wird es meist nicht möglich sein, dieses 1:1 in ein virtuelles Event umzuplanen, da hier vollkommen unterschiedliche Anforderungen und Erwartungen gegeben sind.
Nachdem nun die sehr differenzierten Veranstaltungsformen mit den eigenen Vor- und Nachteilen verdeutlicht wurden, wird es Zeit sich die Mischform anzuschauen. Hybride Events stellen eine Mischung bzw. eine Kombination aus verschiedenen Veranstaltungsformen dar. Meist ist das die Mischung aus analogen und virtuellen Events. Hybride Events können jedoch auch aus verschiedenen kulturellen Bereichen oder Typen bestehen. Somit lässt sich die Definition herunterbrechen auf “öffentliche, inszenierte Veranstaltungen, bei der verschiedene Veranstaltungstypen, Erlebnisebenen oder kulturelle Bereiche zu einem neuen Veranstaltungstypus miteinander kombiniert werden”.
Wir konzentrieren uns im Folgenden vor allem auf die aktuell relevanten und sich steigender Beliebtheit erfreuenden hybriden Events als Mischung aus analogem und virtuellem Event. Es gibt also einen physischen Ort mit Teilnehmer*innen und zusätzlich als Ergänzung eine Online-Teilnahme mit gewollten Interaktionen (Live Stream, angebundene Apps, Social Media etc.). Hierbei ist wichtig, dass ein reiner Live-Stream von einem analogen Event kein hybrides Event ist, da die bewusste Interaktionsmöglichkeit von allen Teilnehmenden fehlt. Insbesondere die Interaktion stellt einen elementaren Bestandteil dar, da so die kürzere Aufmerksamkeitsspanne “vor dem Computer” erhöht werden kann. Bei digitalen Elementen zur Einbindung aller kann es sich etwa um Umfragetools, Video-Streaming, mobile Anwendungen oder sogar VR- und AR-Apps handeln. Durch eine geschickt eingesetzte Auswahl, welche auch von den Teilnehmenden vor Ort (z.B. sli.do) genutzt werden kann, entsteht sowohl mit Referierenden als auch Teilnehmenden eine neue Veranstaltungsform, wodurch auch eine neue User Experience aufkommt. Wichtig ist hierbei, weder die analogen noch die virtuellen Teilnehmenden zu überfordern oder zu überfrachten.
Vorteile von hybriden Events zeigen sich vor allem darin, dass diese weitestgehend die Vorteile der analogen und virtuellen Events nutzen und durch eine geschickt eingesetzte Kombination die Nachteile eliminieren. Es ist jedoch wichtig, dass vor Ort die entsprechende Technik einwandfrei funktioniert. Hierbei stellt die Kombination aus “vor Ort” und “digitalen” Zuschauer*innen eine besondere Herausforderung dar. Grenzen entstehen vor allem in der Notwendigkeit einer exzellenten Moderation, welche den Spagat zwischen den beiden Formaten geschickt löst.